3 bước khắc phục in không hết trang trong Excel

Bạn đau đầu vì bảng dữ liệu quá dài, khi in bảng dữ liệu bị chia thành 2 cột ở 2 trang khiến bạn khó theo dõi. Bạn chưa biết dùng cách nào để khắc phục in không hết trang trong Excel. Hãy cùng Tin văn phòng khám phá nhé.

excel 1 2

Lỗi in không hết trang trong Excel do đâu

Trước khi đi tìm hiểu cách để khắc phục in không hết trang trong Excel, chúng ta hãy đi tìm nguyên nhân lý giải cho lỗi này nhé.

Trong thực tế, Excel là công cụ hữu ích cho chúng ta khi xử lý phần lớn dữ liệu công việc. Tuy nhiên, đôi khi bảng dữ liệu quá nhiều thông tin, khiến chúng ta phải chia thành nhiều hàng nhiều cột, cùng với phần nội dung có dung lượng lớn. Điều này, cùng với việc quên xử lý căn chỉnh khi in, đã tạo nên nguyên nhân phổ biến gây ra lỗi in không hết trang trong Excel.

Vây, làm thế nào để khắc phục in không hết trang trong Excel? Hãy tiếp tục theo dõi bài viết nhé.

Cách khắc phục in không hết trang trong Excel

Xem trước số trang sẽ in trong file Excel

Trước khi tiến hành in, việc quan sát về số trang của file tài liệu, sẽ giúp bạn xác định được phần nội dung nào bạn cần xuất hiện trong một trang. Từ đó, giúp bạn tránh những trường hợp như in nhảy số trang, in lệch trang, cũng như giúp khắc phục in không hết trang trong Excel.

Điều chỉnh chiều rộng cột hoặc chiều cao hàng

Một trong những cách, đơn giản nhưng cũng rất hiệu quả để khắc phục in không hết trang trong Excel là điều chỉnh kích thước của hàng cột. Bạn chỉ cần căn chỉnh chiều dài, chiều rộng của các hàng ngang và cột dọc sao cho phù hợp với trang giấy và vừa mắt nhìn khi in, là đã có thể giảm thiểu tối đa lỗi in không hết trang rồi đó.

Cài đặt in theo tỷ lệ phù hợp với khổ giấy

Việc trình bày dữ liệu trên trang tính của Excel sẽ khá khác so với văn bản bạn nhận được qua máy in đó! Trước khi in bảng tính ra giấy, bạn hãy nhìn lại xem Layout của mình đã phù hợp với khổ giấy A4 chưa nhé. Điều này sẽ giúp bạn rất nhiều trong việc khắc phục in không hết trang trong Excel đó.

Thay đổi hướng trang

Không phải tất cả những trang tính của chúng ta sẽ được trình bày theo chiều dọc của tờ A4. Trước khi in trang tính, hãy dành chút thời gian xem qua tranh tính của mình được trình bày theo chiều dọc hay chiều ngang, để điều chỉnh hướng trang cho phù hợp nhé.

Giảm cỡ phông chữ

Giảm cỡ phông chữ cũng là biện pháp khá hữu ích giúp bạn khắc phục in không hết trang trong Excel đó. Việc điều chỉnh cỡ chữ phù hợp với trang tính sẽ giúp trang tính của bạn vừa vặn trong trang giấy in, đem lại trải nghiệm đọc tốt hơn cho người xem đó.

Cách chỉnh trang in trong Excel

Việc căn chỉnh trang in trong excel là cách khắc phục in không hết trang trong Excel vô cùng hiệu quả. Tuy nhiên, làm thế nào để căn chỉnh trang, hãy theo dõi ngay những bước sau đây nhé.

Bước 1: Mở Excel, rồi chọn mục File trên thanh công cụ.

Bước 2: Chọn More, rồi bấm Options.

khắc phục in không hết trang trong excel 3 bước khắc phục in không hết trang trong Excel
3 bước khắc phục in không hết trang trong Excel

Bước 3: Chọn Advanced > Centimeters tại Ruler units bấm OK.

Khi Excel Options hiện lên, chọn Advanced > Tìm mục Display và chỉnh Ruler units thành Centimeters, rồi bấm OK.

khắc phục in không hết trang trong excel 3 bước khắc phục in không hết trang trong Excel
3 bước khắc phục in không hết trang trong Excel

Bước 4: Chọn Page Layout Margins, rồi chọn Custom Margins.

Sau khi đơn vị đo đã được chỉnh thành Centimeters, chọn mục Page Layout Margins > Chọn Custom Margins…

khắc phục in không hết trang trong excel

Bước 5: Căn chỉnh lề theo mong muốn của bạn, rồi chọn OK.

khắc phục in không hết trang trong excel

Gợi ý kích thước trang in hợp lý:

Cách ngắt trang in trong Excel

Trong một số trường hợp, file dữ liệu của bạn quá nhiều, buộc bản phải ngắt trang. Hãy tham khảo những bước dưới đây nhé.

Bước 1: Mở file Excel > Chọn hàng ngang bên dưới vị trí bạn muốn ngắt trang > Chọn Page Layout > Breaks > Chọn Remove Page Break.

khắc phục in không hết trang trong excel

Bước 2: Để kiểm tra xem ngắt trang đã đúng mong muốn của bản chưa chọn View > Page Break Preview. Như thế là đã hoàn thành.

khắc phục in không hết trang trong excel

Cách chọn vùng in trong Excel

Trong trang tính, bạn chỉ muốn in một vùng vì những vùng khác không cần thiết. Hãy theo dõi các bước làm dưới đây nhé.

Bước 1: Click chuột kéo và chọn các ô mà bạn xác định là vùng in.

khắc phục in không hết trang trong excel

Bước 2: Chọn tab Page Layout trên Ribbon. Tại Page Setup (Thiết lập Trang) > nhấn vào Print Area (Khu vực in) > Set Print Area (Thiết lập khu vực in).

Khi bạn muốn chọn nhiều vùng in: Bạn chỉ cần giữ phím Ctrl rồi click vào những vùng cần in. Mỗi vùng in được in trên trang của chính nó.

Cách in Excel vừa trang giấy A4

Việc điều chỉnh trang in vừa khổ giấy A4, sẽ giúp bạn khắc phục in không hết trang trong Excel hiệu quả nhất. Vậy làm sao để in Excel vừa trang giấy A4, hãy cùng theo dõi nhé.

Bước 1: Mở file Excel > Chọn tab Page Layout trên Ribbon, rồi click vào biểu tượng mũi tên ở góc phải của tab.

khắc phục in không hết trang trong excel

Bước 2: Tại mục Paper Size, chọn A4.

khắc phục in không hết trang trong excel

Bước 3: Tại mục Scaling, chọn Fit to 1 page(s) wide by 1 tall. Rồi bấm OK là đã hoàn thành.

khắc phục in không hết trang trong excel

Sau khi đã làm xong các bước bạn có thể bấm vào mục Print Preview để kiểm tra nội dung trang in vừa được thiết lập nhé.

Xem thêm:

Như vậy, bài viết hôm nay ThuthuatOffice đã cung cấp rất nhiều cách cho bạn khắc phục in không hết trang trong Excel. Hãy tiếp tục ủng hộ và đón chờ những bài viết mới từ ThuthuatOffice nhé.

Excel –