Cách sử dụng hàm HLOOKUP trong Excel cho người mới

Tương tự như người anh em VLOOKUP, hàm HLOOKUP trong Excel cũng là một hàm cực kì quan trọng và cần thiết mà người sử dụng Excel cần biết đến. Khi thành thạo HLOOKUP, bạn sẽ thấy mọi chuyện dường như trở nên đơn giản hơn rất nhiều dù là bảng tính có tới bao nhiêu dòng hay cột đi chăng nữa. Nếu bạn chưa biết rõ về hàm này thì chần chừ gì mà chưa đọc ngay bài viết này của Tinvanphong.net ?

Cách sử dụng hàm HLOOKUP trong Excel cho người mới
Cách sử dụng hàm HLOOKUP trong Excel cho người mới

Hàm HLOOKUP trong Excel là gì?

Trong Excel, hàm HLOOKUP là hàm sẽ giúp bạn dò tìm giá trị như mong muốn từ một bảng tính và tự động điền sang một bảng tính mới hoặc một vị trí khác biệt. Điều này giúp bạn có thể tiết kiệm được vô số thời gian khi không cần phải tự mình dò tìm và copy từng dữ liệu một.

HLOOKUP là từ viết tắt của H – Horizontal – hàng ngang và LOOKUP – Look Up – Dò tìm trong tiếng Anh. Tức là nó sẽ dò tìm dữ liệu theo dạng hàng ngang, tuy nhiên khi trả về sẽ trả về theo dạng hàng dọc.

Sử dụng hàm LOOKUP trong Excel khi nào?

Hàm HLOOKUP được sử dụng khi bạn cần dò tìm dữ liệu trong một bảng, theo phạm vi theo hàng ngang (từ trái qua phải) và trả về dữ liệu tương ứng theo hàng dọc (từ trên xuống dưới).

Bạn có thể sử dụng HLOOKUP khi muốn tìm tên sản phẩm, đơn giá, số lượng,.. dựa trên mã có sẵn hoặc tìm tên nhân viên, xếp loại nhân viên dựa một vài tiêu chí cố định.

Công thức hàm HLOOKUP trong Excel

Hàm HLOOKUP có cú pháp như sau:

= HLOOKUP (Lookup_value, Table_array, Row_index_ num, Range_lookup)

Trong đó, bạn cần quan tâm tới:

Với Range_lookup =TRUE: Excel sẽ trả về kết quả dò tìm tương đối.

Với Range_lookup = FALSE: Excel sẽ trả về kết quả dò tìm chính xác. Nếu không tìm thấy thì Excel sẽ trả về kết quả #N/A.

Cách sử dụng hàm HLOOKUP trong Excel

Cách sử dụng hàm HLOOKUP và LEFT

Cú pháp của hàm LEFT là:

= LEFT(text; n)

Đây là hàm sẽ giúp bạn lấy được kí tự thứ n tính từ bên trái của văn bản trong phần text. Khi kết hợp hàm HLOOKUP và LEFT, công việc điền dữ liệu của bạn sẽ diễn ra nhẹ nhàng và nhanh chóng hơn bao giờ hết!

Chẳng hạn, bạn cần điền tên ngành khi biết mã lớp. Mã lớp bao gồm cả phần chữ và số, nhưng mà ngành chỉ bao gồm phần chữ. Khi đó bạn sẽ cần đến sự kết hợp của HLOOKUP và LEFT.

Công thức bạn điền vào sẽ là:

=HLOOKUP(LEFT(C4;4);$A$12:$F$13;2;FALSE)

Trong đó:

HLOOKUP trong Excel

Kết quả nhận được trong ô:

HLOOKUP trong Excel

Copy công thức đến các dòng còn lại và bạn đã hoàn thành:

HLOOKUP trong Excel

Hàm HLOOKUP kết hợp hàm IF

Khi bạn kết hợp HLOOKUP và IF, bạn sẽ dễ dàng có thể xếp loại và điền thông tin dựa trên điều kiện mà bạn đưa ra.

Chẳng hạn, bạn cần đánh giá xem học sinh của bạn đạt hay không đạt trong kì thi các cấp với dữ liệu ở hai bảng sau đây.
HLOOKUP trong Excel

Khi đó, nếu học sinh thi cấp Trường và đạt từ 500 điểm trở lên, học sinh sẽ được điền chữ “Đạt” trong cột đánh giá, ngược lại, học sinh sẽ được điền chữ “Không đạt”. Tương tự như vậy cho kỳ thi cấp Thành phố và Tỉnh.

Công thức điền vào cột Đánh giá sẽ là:

=IF(E4>=HLOOKUP(D4;$C$12:$F$13;2;FALSE);”Đạt”;”Không đạt”)

Trong đó,

HLOOKUP trong Excel

Kết quả nhận được ở ô tính đầu tiên:

HLOOKUP trong Excel

Copy công thức đến các dòng còn lại để hoàn thành điền thông tin cho cột Đánh giá:

HLOOKUP trong Excel

Lưu ý khi áp dụng hàm HLOOKUP tìm kiếm giá trị

Khi sử dụng hàm HLOOKUP trong Excel nhằm mục đích tìm kiếm giá trị, bạn cần lưu ý một số điều sau để đảm bảo dữ liệu tìm kiếm nhận được đúng như mong muốn và không xảy ra bất kì lỗi nào.

Ví dụ hàm HLOOKUP trong Excel

Sử dụng hàm HLOOKUP trong Excel để trích bảng lương cho nhân viên

Giả sử, bạn có một bảng dữ liệu tổng và bạn muốn trích ra dữ liệu của một vài nhân viên như thế này:

HLOOKUP trong Excel

Khi đó, bạn nên sử dụng hàm HLOOKUP để thực hiện điền các thông tin vào bảng dữ liệu mới thay vì copy từng dòng một. Chẳng hạn, nếu muốn điền vào ô số ngày công, bạn sẽ áp dụng công thức sau:

= HLOOKUP(B13;$A$1:$I$7;6;FALSE)

Trong đó:

HLOOKUP trong Excel

Tương tự như vậy với phần Lương, bạn chỉ cần thay đổi số 6 thành số 7, tức là phần số thứ tự của dữ liệu cần điền là ở dòng Lương thay vì dòng Số ngày công. Copy công thức này tới các ô còn lại để hoàn thành bảng tính:

HLOOKUP trong Excel

Sử dụng hàm HLOOKUP trong Excel để xếp loại học sinh dựa trên điểm

Chẳng hạn bạn cần xếp loại học lực của học sinh dựa trên điểm trung bình, bạn cần chuẩn bị một bảng dữ liệu chứa các con điểm như bên dưới:

HLOOKUP trong Excel

Lúc này, trong cột xếp loại, bạn sẽ sử dụng công thức như sau:

= HLOOKUP(D4;$B$11:$F$12;2;TRUE)

Trong đó:

HLOOKUP trong Excel

Copy công thức xuống các dòng còn lại và kết quả là:

HLOOKUP trong Excel

Hàm HLOOKUP và hàm VLOOKUP

Cả HLOOKUP và VLOOKUP đều có mang tính chất dùng để tìm kiếm. Tuy nhiên hai hàm này đều có những sự khác nhau mà bạn cần phân biệt để dễ dàng sử dụng cho công việc của mình.

TÊN HÀM HLOOKUP VLOOKUP
Định nghĩa Dò tìm dữ liệu theo dạng hàng ngang Dò tìm dữ liệu theo dạng hàng dọc
Lookup_value

(Giá trị tìm kiếm, phần tử đầu tiên trong công thức)

Tìm trong dòng đầu tiên của vùng dữ liệu Tìm trong cột đầu tiên của vùng dữ liệu
Row/Column_index_ num

(Vị trí của giá trị cần điền so với giá trị cần tìm)

Nằm ở vị trí dòng thứ mấy kể từ dòng giá trị cần tìm trong bảng tính, với dòng giá trị cần tìm là 1 Nằm ở vị trí cột thứ mấy kể từ cột giá trị cần tìm trong bảng tính, với cột giá trị cần tìm là 1

Sau khi đã phân biệt được kĩ càng hai hàm này, đảm bảo công việc với bảng tính của bạn sẽ trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.

Các lý do chính khiến hàm HLOOKUP không chạy được

Khi sử dụng hàm HLOOKUP trong Excel, sẽ có đôi lúc bạn gặp phải trường hợp hàm không chạy được. Trong đó, chủ yếu là lỗi xảy ra bởi 3 nguyên nhân sau:

Lỗi này tức là khi ô tính mà bạn trỏ địa chỉ tới trong công thức đang chứa dữ liệu ở dạng số nhưng dòng đầu tiên lại chứa dữ liệu ở dạng chữ (hoặc ngược lại). Để khắc phục, bạn có thể sử dụng kèm hàm TEXT trong công thức hoặc chỉnh sửa lại giá trị các ô tính cho trùng khớp.

Nếu bạn đã sử dụng hàm HLOOKUP trong Excel và kiểm tra thật kĩ lưỡng để không có lỗi nào xảy ra nhưng kết quả nhận được vẫn sai hoặc không có kết quả nào thì nguyên nhân có thể nằm ở việc dữ liệu của bạn đang thừa dấu cách ở cuối. Có nghĩa là, thay vì là “Thanh Minh” thì dữ liệu trong ô tính lại là “Thanh Minh “, điều này dẫn đến việc Excel không thể tìm kiếm được chính xác dữ liệu như bạn mong muốn.

Để khắc phục lỗi này, bạn chỉ cần kiểm tra để chắc chắn 100% ô tính của bạn không hề có dấu cách nào ở cuối. Hoặc sử dụng công cụ Text To Columns ở thẻ Data để xóa toàn bộ khoảng cách.

Việc khóa bảng dữ liệu tìm kiếm là điều đặc biệt quan trọng khi bạn sử dụng hàm VLOOKUP hay HLOOKUP trong Excel. Bởi Excel có tính năng tự động thay đổi địa chỉ ô khi bạn copy công thức xuống các dòng khác, nên nếu bạn không khóa bảng dữ liệu, khi copy công thức thì Excel sẽ thay đổi giá trị địa chỉ của bảng dò tìm này. Điều này dẫn đến việc bạn không tìm ra được giá trị như mong muốn hoặc giá trị bị sai hoặc gặp lỗi #VALUE!.

Để khóa bảng dữ liệu, trong công thức, sau khi lựa chọn vùng tìm kiếm, bạn chỉ cần nhấn F4 trên bàn phím (hoặc một số laptop là tổ hợp Fn + F4).

Xem thêm:

Đừng quên Like, Share nếu thấy những cách sử dụng hàm HLOOKUP trong Excel này hữu ích nhé! Nếu ghé thăm Tinvanphong.net thường xuyên, bạn cũng sẽ có cơ hội được biết thêm cực kỳ nhiều thủ thuật hấp dẫn khác.

Excel –