Pivot Table trong Excel – Sử dụng sao cho hiệu quả?

Pivot Table trong Excel là gì, mục đích sử dụng, cách sử dụng, cách dùng trên nhiều sheet, cách xoá dữ liệu trong vùng Pivot Table và các lỗi thường gặp.

Pivot Table trong Excel – Sử dụng sao cho hiệu quả?
Pivot Table trong Excel – Sử dụng sao cho hiệu quả?

Pivot Table trong Excel là gì?

Trong Excel, Pivot Table là một công cụ được tích hợp sẵn nhằm thực hiện chức năng thống kê và phân tích dữ liệu một cách thuận tiện, nhanh chóng và chính xác. Điều này rất có lợi mỗi khi bạn cần làm báo cáo.

Dưới đây là những lợi ích vượt trội bạn có thể nhận được khi sử dụng Pivot Table trong Excel:

Mục đích sử dụng Pivot Table trong Excel

Trong Excel, chúng ta thường sử dụng công cụ PivotTable để tính toán, trích lọc tóm tắt và phân tích dữ liệu. Điều này sau đó cho phép bạn dễ dàng xem cũng như so sánh các kết quả, các mẫu hình và từ đó rút ra kết luận về xu hướng trong bảng dữ liệu của mình.

Cách sử dụng Pivot Table trong Excel

Dưới đây chúng mình sẽ chia sẻ đến bạn các cách sử dụng Pivot Table trong Excel phổ biến nhất. 

Hướng dẫn sử dụng Pivot Table trong Excel cơ bản

Trước hết, để sử dụng được các tính năng của công cụ Pivot Table trong Excel, bạn cần có một bảng dữ liệu. 

Bước 1: Mở file tài liệu Excel bạn đang cần sử dụng Pivot Table => bôi đen toàn bộ bảng dữ liệu => bấm chọn tab Insert trên thanh công cụ => Pivot Table.

pivot table trong excel 2Bước 2: Click chọn OK để tiến hành thiết lập tính năng Pivot Table hoàn toàn mới theo mặc định của Excel.

pivot table trong excel 3Bước 3: Sau khi đã thiết lập Pivot Table xong, hãy click OK. Nếu bạn cần thực hiện tính toán bằng Pivot Table trong Excel, hãy tham khảo thêm cách làm sau. 

Xét ví dụ cần tính tổng tiền của mỗi sản phẩm:

pivot table trong excel 4Bước 4: Cuối cùng, click vào Update. Giờ thì bạn sẽ nhận được kết quả Pivot Table ở sheet bên cạnh như trong hình dưới đây.

pivot table trong excel 5

Hướng dẫn sử dụng PivotTable nâng cao

Bên cạnh cách sử dụng cơ bản như ở trên, bạn còn có thể tận dụng các tính năng nâng cao của Pivot Table trong Excel để giải quyết những yêu cầu phức tạp hơn. Dưới đây chúng mình giới thiệu đến bạn cách sử dụng tính năng Slicer để lọc dữ liệu với Pivot Table.

Bước 1: Mở file tài liệu Excel bạn đang cần sử dụng Slicer, bấm chọn một bảng Pivot Table bạn muốn lọc dữ liệu => bấm chọn tab Insert trên thanh Ribbon => chọn Slicer.

pivot table trong excel 6Bước 2: Tại đây, hay chọn một trường bạn cần xem các dữ liệu để tiến hành lọc. Lưu ý là nếu cần bạn vẫn có thể chọn cùng lúc nhiều trường. Như trong ví dụ dưới đây chúng mình chọn trường Department và Status, khi đó kết quả sẽ hiện ra như hình dưới đây.

pivot table trong excel 7Ngoài cách trên, bạn có thể sử dụng Pivot Table trong Excel nâng cao ở nhiều cấp độ như được trình bày dưới đây để có thể hiểu cũng như biết cách tận dụng những chức năng rất hữu dụng của Pivot Table nhé.

Ngoài ra để minh họa các thao tác cho dễ hình dung, chúng mình sẽ sử dụng một tệp dữ liệu bao gồm 213 bản ghi, cùng 6 trường là Mã giao dịch, Mã cổ phiếu, Ngành, Giá trị, Ngày và Quốc gia.

pivot table trong excel 8Thêm nhiều trường cho khu vực Rows trong PivotTable

Để thực hiện thêm trường cho Rows, trước hết bạn cần chèn một Pivot Table, sau đó kéo các trường sau đây vào những vị trí tương ứng.

  1. Trường Ngành và Quốc gia kéo vào khu vực Rows.
  2. Kéo trường Giá trị vào khu vực Values.

pivot table trong excel 9Tại đây, kết quả là bạn có thể tìm thấy bảng trụ đa cấp.

pivot table trong excel 10Thêm nhiều trường cho khu vực Values trong Pivot Table

Bước 1: Đầu tiên hãy chèn một bảng trụ.

Bước 2: Kéo các trường dưới đây vào các khu vực tương ứng khác nhau.

pivot table trong excel 11Bước 3: Tiếp đến, bấm chuột chọn một ô bất kỳ ở cột Sum of Giá trị 2.

Bước 4: Bấm chuột phải rồi chọn Value Field Settings.

pivot table trong excel 12Bước 5: Tiến hành nhập vào tỷ lệ phần trăm bạn cần vào mục tùy chỉnh.

Bước 6: Trong cửa sổ Show Values As hiện ra, chọn mục % of Grand Total.

pivot table trong excel 13Bước 7: Cuối cùng bấm OK và kiểm tra kết quả nhận được.

pivot table trong excel 14Thêm nhiều trường cho khu vực Filters

Bước 1: Trước hết hãy chèn một Pivot Table cho bảng dữ liệu.

Bước 2: Sau đó, kéo các trường dưới đây vào các khu vực tương ứng khác nhau.

pivot table trong excel 15Bước 3: Cuối cùng, ở mũi tên xổ xuống tại bộ lọc đầu tiên, hãy bấm chọn United Kingdom => từ mũi tên xổ xuống tại bộ lọc thứ hai, bấm chọn GIL. Lúc này, Pivot Table trong Excel sẽ hiển thị tất cả các giao dịch của mã cổ phiếu ‘GIL’ đến từ United Kingdom như bạn cần.

pivot table trong excel 16Các trường/mục tính toán trong PivotTable

Trường tính toán

Trường hợp cần chèn một trường được tính toán, bạn có thể thực hiện theo hướng dẫn dưới đây:

Bước 1: Bấm vào một ô bất kỳ trong bảng trụ.

Bước 2: Chọn tab Analyze. Trong nhóm Calculations, chọn Fields => Items & Sets.

pivot table trong excel 17Bước 3: Chọn Calculated Field. Khi hộp thoại Insert Calculated Field hiện ra, hãy nhập Oceania vào mục Name.

Bước 4: Tiếp đến, nhập công thức =IF (Số tiền> 100000, 3% * Số tiền, 0) => click vào Add.

Bước 5: Cuối cùng bấm vào OK để hoàn tất quá trình.

pivot table trong excel 18Mục tính toán

Trường hợp cần chèn một mục được tính toán, bạn có thể thực hiện theo hướng dẫn dưới đây:

Bước 1: Bấm vào một ô bất kỳ trong bảng trụ.

Bước 2: Chọn tab Analyze. Trong nhóm Calculations, chọn Fields => Items & Sets.

Bước 3: Chọn Calculated Item.

Bước 4: Khi hộp thoại Insert Calculated Item hiện ra, hãy nhập Oceania vào mục Name.

Bước 5: Nhập công thức =3%*(Australia+’New Zealand’) => bấm Add.

pivot table trong excel 19Bước 6: Lặp lại các bước 4 và 5 cho North America và Europe nhưng với mức thuế lần lượt là 4% và 5%. Cuối cùng click OK để hoàn tất quá trình.

pivot table trong excel 20Hướng dẫn sử dụng Pivot chart

Chèn biểu đồ Pivot

Bước 1: Bấm vào một ô bất kỳ trong bảng Pivot.

Bước 2: Trên tab Analyze, bấm chọn Tools => PivotChart.

Bước 3: Khi thấy hộp thoại Insert Chart xuất hiện, hãy bấm OK để hoàn tất quá trình.

pivot table trong excel 21Thay đổi biểu đồ Pivot

Chỉ cần làm theo hướng dẫn dưới đây, bạn có thể thay đổi các biểu đồ khác nhau bất cứ lúc nào cần.

Bước 1: Đầu tiên bấm chọn biểu đồ.

Bước 2: Trên tab Design, bấm chọn Type => Change Chart Type.

Bước 3: Bấm chọn vào mẫu biểu đồ bạn muốn.

pivot table trong excel 22

pivot table trong excel 23Bước 4: Cuối cùng bấm OK để hoàn tất quá trình.

Cách dùng Pivot Table trên nhiều sheet

Để sử dụng Pivot Table trong Excel trên nhiều sheet, hãy thực hiện các bước sau đây:

Bước 1: Chọn một ô bất kỳ nào đó trong bảng tính => nhấn tổ hợp phím Alt + D để mở ra Pivot Table.

Bước 2: Bấm vào Multiple consolidation ranges => chọn Next.

pivot table trong excel 24Bước 3: Chọn I will create the Page Fields => chọn Next.

Bước 4: Chọn từng phạm vi => nhấp chọn Add.

pivot table trong excel 25Bước 5: Nhấp vào 1 làm số Page Fields.

Bước 6: Trong danh sách phạm vi, tốt nhất bạn nên chọn khu vực đầu tiên và sau đó nhập tên mục cho khu vực đó trong các trường.

Bước 7: Giờ thì bạn có thể lặp lại cho tất cả các phạm vi còn lại. Như trong ví dụ dưới đây, phạm vi trên trang tính West được chọn và nhãn mục, “West” đã được nhập cho phạm vi đó.

pivot table trong excel 26Bước 8: Cuối cùng bấm chọn Next => chọn một vị trí cho Pivot Table => Finish là hoàn thành.

Cách trích xuất dữ liệu từ Sheet này sang Sheet khác

Để thực hiện trích xuất dữ liệu từ Sheet này sang Sheet khác trong Excel, bạn có thể tận dụng chức năng của công cụ Advanced Filter. Dưới đây là ví dụ thực hành để bạn dễ hình dung.

pivot table trong excel 27Yêu cầu: Xuất dữ liệu của nhân viên Trang sang sheet mới.

Bước 1: Lập một sheet mới và đặt tên là “Report1”.

Bước 2: Thiết lập các điều kiện cho sheet mới.

Bước 3: Sử dụng công cụ Advanced Filter để tiến hành lọc dữ liệu của nhân viên Trang.

Sau khi trải qua các bước trên, bạn sẽ nhận được kết quả là sheet Report 1 như trong hình dưới đây.

pivot table trong excel 28

Cách xóa hoàn toàn dữ liệu trong vùng PivotTable

Bước 1: Nhấn giữ chuột trái ở ô ngoài vùng dữ liệu cần xóa trong vùng PivotTable, sau đó thực hiện bôi đen toàn bộ bảng Pivot Table.

pivot table trong excel 29Bước 2: Bấm nút Delete trên bàn phím. Giờ thì bạn đã thấy toàn bộ dữ liệu trong vùng Pivot Table trong Excel đã được xóa bỏ hoàn toàn. 

Các lỗi thường gặp trong PivotTable

Dưới đây là những vấn đề bạn có thể gặp phải khi sử dụng công cụ Pivot Table trong Excel:

Như vậy là trong bài viết trên, chúng mình đã giới thiệu đến bạn những thao tác cần thiết để tận dụng hết những tính năng của công cụ Pivot Table trong Excel. Hy vọng rằng những kiến thức này hữu ích với công việc của bạn. Cuối cùng, đừng quên bấm theo dõi trang ngay để liên tục cập nhật thêm nhiều thủ thuật tin học văn phòng thú vị khác nhé!

 

Microsoft Office –